一、根據國家檔案館《通則》規定，各機關工作中形成需要永久、長期保存的檔案，在保管十年期滿后，應移交檔案館集中保存。撤銷機關的檔案，應組織力量全面整理，向檔案館移交。在未辦妥移交手續前原文檔人員不得調離。社會上散存的零星歷史檔案，檔案館應采取多種形式進行收集。

二、各機關向檔案館移交的檔案，應齊全完整，達到規范化、標準化要求。

1、進館檔案必需以全宗為單位移交，同一全宗的檔案不能隨意分散。

2、一個機關的所有檔案，包括錄音像、影片、照片等，應收集齊全，統一整理編目，一并移交，以保持實物檔案的相互聯系和完整性。

3、進館檔案要分類科學，組卷合理，編目準確，檔號齊全，排列系統，裝訂合乎質量要求。

4、移交檔案要根據分類方案，依照檔號原則，在檔案館指導下，編制檔號，做到檔號齊全。

（一）收集干部檔案材料的范圍和主要渠道：

1、根據收集歸檔范圍，經常地有計劃地收集和補充檔案材料，做到一季度一小收，半年一大收，年終一總收。同時要在半個月，將材料歸入檔案袋內。兩年裝訂入卷歸檔一次。收集的主要渠道：

（1）根據工作需要和檔案中缺少材料的情況，及時向干部本人或有關部門收集應該的各項材料。

（2）干部檔案室工作人員要與干部科室保持密切的聯系，及時收集干部任免、考察、考核、考績、鑒定、工資等材料。

（3）主動向干審部門收集有關干部政治歷史等問題的審查、復查和平反結論、上級批復以及更改姓名、年齡、伍齡等材料。

（4）通過承辦籌備黨代會、人代會、政協會、工會、共青團、婦女聯合會等代表會議代表推薦工作或會議組織工作的有關部門，收集代表登記表、委員登記和個人政績材料。

1、干部人事檔案管理干部必須按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，經常地、有計劃地將反映干部的德、能、勤、績的材料收集歸檔，不斷補充干部檔案內容。

2、干部人事檔案管理部門要與干部人事檔案材料形成部門互相聯系，及時了解、掌握形成干部人事檔案材料的信息，不斷補充干部檔案內容。

3、收集補充的檔案材料必須內容真實、齊全完整、文字清楚、手續完備、規格一致，凡使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍墨水和復寫紙書寫的材料一律不得歸入檔案。

4、各級組織人事部門應認真按照干部人事檔案材料收集歸檔范圍的要求，將本部門、本單位形成的干部人事檔案材料及時報送干部人事檔案管理部門。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留檔案材料。

摘要：本文介紹和分析了企業文件檔案收集、歸檔工作中存在的問題，研究了文件、檔案收集和歸檔工作的要點和改進方法，以及收集和歸檔管理制度，提出了改進建議。完善文件檔案管理、歸檔管理制度以及對管理人員的相應措施和培訓的建議。

關鍵詞：檔案資源；文書檔案；收集；歸檔

文書作為公司和機構以及各種機構或組織的運作核心，是各種信息資源交換的中心。文件、檔案的收集和歸檔對公司來說非常重要。但檔案管理對服務意識和專業技術的要求非常高，檔案管理歷史悠久，是人類文明融合傳播的技術手段之一。在日常工作過程中，企業制作的大量書面材料都是文件。文檔可以說是一種用于記錄信息和表達意圖的書面材料。公司文件是信息收集和傳遞的關鍵，文件歸檔管理是文件的收集、歸檔、存儲和管理。但是，隨著社會的發展，企業的工作方式、信息傳遞的媒介、重要文件的制作和傳遞、信息資源的載體都發生了變化。同時，檔案信息的使用率也在不斷提高，為提高檔案管理質量，文件檔案的收集和歸檔方式也必須改變。

1企業文書檔案收集歸檔的重要性

企業的文件和檔案在一定程度上記錄了公司的發展，可以反映一定階段社會、團體和組織的發展情況。此外，公司文件檔案中還包含會議錄音、談話及批文等記錄公司發展歷程、活動、日常運作等資料。因此，文檔文件是文件開發的重要數據，收集和保存文檔文件已成為企業日常工作的一部分。在此基礎上加強文件檔案的收集和管理，為各項活動和工作提供參考依據。文件和檔案的收集和存放關系到公司的發展，時間越長，工作量越大，文件的數量也會增加。收集和歸檔企業文件和檔案非常耗時，對檔案管理人員有一定的要求，管理人員必須具備一定的技術水平。因此，加強文件檔案的收集和歸檔工作，是提高檔案管理質量，是促進企業檔案管理長遠發展的重要舉措。

2企業文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

第一章總則

第一條為了加強干部人事檔案建設，做好檔案材料的收集歸檔工作，為組織（人事）部門歷史地、全面地考察了解干部和正確選拔使用人才提供依據，為國家積累檔案史料，根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》以及黨和國家組織（人事）工作的有關政策、法規，制定本規定。

第二條干部人事檔案材料收集歸檔工作，要以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，適應深化干部人事制度改革的要求，本著實事求是的原則，著重收集反映干部德、能、勤、績、廉等情況的材料充實檔案，做到及時、規范、真實、條理、精煉、實用，有效地為組織（人事）工作服務，為社會主義現代化建設服務。

第三條干部人事檔案材料收集歸檔工作必須遵守國家的有關法律、法規和黨的組織（人事）工作的政策，并受有關法律、法規的保護和監督。

第四條干部人事檔案材料形成部門要主動送交應歸檔材料，干部人事檔案管理部門按規定負責審核歸檔。

第二章收集范圍

檔案的建立是一個循序漸進的過程，檔案工作是非常瑣碎的。那么，資料收集工作就是檔案工作的起點，沒有文件資料的收集工作，就沒有完整、科學、系統的檔案。而學校檔案館所管理的所有檔案，并不都是由檔案館自己形成的，它們是學校各個部門在日常工作中形成的有利用價值的文件，這些文件分散在各個管理和教學部門，不收集起來，時間一長就有可能散失。如何做好學校檔案收集工作，筆者認為抓好以下幾個環節很有必要：

一、健全檔案收集制度

學校要把檔案管理工和列入重要議事日程，認真組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高檔案管理工作人員素質，建立健全學校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原則，實現歸檔的規范性。做好學校的檔案工作的根本要求就是要強化檔案管理意識。促使全校教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案，人人支持檔案收集工作的氛圍。

二、明確檔案收集范圍

凡是反映本校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字，聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。如用傳真紙打印的必須進行復制。

三、進行科學分類

審計機關肩負著維護國家財政經濟秩序、推動完善國家治理、保證經濟社會健康發展的重要職責。履行好這一重要職責，離不開審計檔案和檔案工作。審計檔案作為審計監督活動的真實記錄，體現和反映著審計機關履行審計監督職能的真實情況，是審計工作不可缺少的一部分。依法管理審計檔案，是審計項目管理的重要內容之一。因此，規范檔案管理，是提高審計工作質量的內在需要，是防范和規避審計風險的必然要求。

一、把握好審計檔案收集這一關

審計檔案的收集過程應把握好“三原則”，一是要確保資料的完整性。嚴格執行審計檔案“誰審計，誰立卷，邊收集，邊整理，審結卷成”的要求，及時將歸檔所需的工程資料統一歸納至檔案袋中，保證一個項目一個檔案袋，不可隨處零散存放，資料盡量提前留存加蓋紅章復印件，原件可歸還給原單位。二是要確保資料的有效性。要嚴格按照規程，審查有關資料的真理性、合理性、合法性，不能有遺漏和缺失。比如工程簽證上要有建設方、施工方、監理方負責人簽證蓋章，三方造價確認表要有建設方、施工方、審計方負責人蓋章簽證，相關批示要有相關負責人簽字確認等，確保資料的法定效力。三是要確保資料的順序性。每筆資料都有先后順序和內在聯系，每個證據筆錄后都要附上相對應的資料，資料不能混淆，取證不能顛倒，保存文件材料之間的有機聯系。

二、細甄別，把握好審計檔案整理這一關

1.審計檔案整理要遵守“三原則”：要堅守既定原則。在實際工作中，多數審計人員將業務審計作為工作的重點，只盡力于各種的賬目審查，往往把檔案收集工作放在審計工作之后，對每步審計工作形成的文件材料不能及時收集并整理，特別是較為大型的審計項目，容易造成部分材料散失在不同工作人員手中，導致部分審計檔案收集不全。在實際工作中，應當將審計業務與檔案整理相結合，嚴格執行審計檔案“誰審計，誰立卷，邊收集，邊整理”的原則，保證檔案的完整性。要提高責任意識。在審計材料的收集過程中，一些工作人員檔案意識不強，存有應付工作的思想，在審計實踐中，對部分檔案材料把關不嚴格，審計檔案中往往存在文字錯誤、證明材料不全、鑒章缺失的問題；部分人整理工作不細致，文件材料不按照歸檔要求，存放無序問題時有發生。其次，檔案資料還存在內容不真實的問題。部分審計人員為了應付立卷歸檔，只將自己認為內容完整的文件進行歸檔，丟棄了部分反映審計活動的原始材料，因此，一些歸檔文件無法真實、直接地反映整個審計活動。對此，審計部門應提高認識，加強對審計人員的教育培訓，把審計檔案材料的收集整理工作定位在審計工作的重要位置，認真負責，為開發利用審計檔案打下堅實的基礎。要注重整理方法。嚴格按照《審計文件材料立卷歸檔工作程序》中對審計檔案材料的收集范圍、方法的規定，加強對審計人員檔案業務的培訓和教育。第一，抓好廣泛收集和重點收集等工作，按照指定的接收任務計劃，安排1~2名人員負責審計檔案接收工作。此外，要及時對撤、并機構的檔案開展重點收集。第二，做好平時收集和事中收集等工作。因為審計工作涉及范圍較大，內容十分繁雜，很多檔案資料無法第一時間歸檔，或者是很難跟蹤收集，導致檔案出現殘缺、遺失等情況。2.審計檔案整理做到“三分類”：一是按職能分類。在立卷過程中，要將行政管理、審計監督活動中形成的文件資料的界限劃分清楚，并根據各自要求分別進行立卷。二是按項目立卷。主要內容包括定期審計、離任經濟責任審計、行業審計、財務收支審計、審計調查以及承包經營責任審計等。每個審計項目都可以分為一個卷或者多個卷，而在多卷項目分卷過程中，要保證不影響卷內文件資料的聯系性，通常來說，多個審計項目文件資料不能被合并成一個卷。三是按單元排列。通常有結論性文件材料、證明性文件材料和立項性文件材料等。其中，結論性文件材料要根據文件材料的重要程度，并按照具體審計流程進行排列。立項性文件材料主要根據文件資料形成的順序，同時根據文件資料的重要程度進行排列。卷內文件主要按照先正件后附件、先匯總性文件后原始性文件等順序進行排列。分類后要將項目文件資料規范、整齊地裝在案卷中，并認真填寫好備考表，將案卷目錄編制好，同時還要對檔案保管期限做出正確的劃分。

總之，審計檔案的收集、整理工作是一個復雜而系統的過程，需要審計檔案工作人員具備較強的責任意識，熟悉審計檔案的形成過程，不斷提高檔案收集、整理工作的效率和水平，并加大投入力度，完善審計檔案的收集、整理制度，讓檔案工作人員能夠有章可循，保證審計檔案的收集、整理工作再次邁上新的臺階。

開展“學黨章黨規、學系列講話，做合格黨員”學習教育，是面向全體黨員深化黨內教育的重要實踐，是推動黨內教育從“關鍵少數”向廣大黨員拓展、從集中性教育向經常性教育延伸的重要舉措，對于推動全面從嚴治黨向基層延伸、保持發展黨的先進性和純潔性具有重大意義。其中，檔案歸檔工作對于”兩學一做”活動取得良好成效能起到重要的促進作用。實際工作中，”兩學一做”學習教育活動檔案的收集和管理是我們的一個難題。本文通過”兩學一做”學習教育活動的跟蹤調研，針對學習教育活動中發現的問題，結合各地各單位的實際情況，提出了具體有效的檔案歸檔管理工作的管理措施。

一、”兩學一做”學習教育檔案收集歸檔中存在的問題

（一）對”兩學一做”檔案認識不足。在”兩學一做”學習教育過程中，基層黨支部等責任主體對”兩學一做”的檔案歸檔工作存在認識不足的問題，只選擇最突出的亮點進行歸檔，沒有對基層黨組織戰斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用全程記錄，不利于上級黨組織和相關部門了解基層黨組織的”兩學一做”全過程。

（二）基層黨組織檔案管理滯后。一般在省級、市級層面都有”兩學一做”的學習教育協調小組，相應的檔案管理比較規范。而部分基層黨組織，沒有設置專人或者指定人員負責學習教育過程中檔案的收集，學習教育過程與學習教育檔案記錄嚴重不同步，而且沒有與上級黨組織檔案管理部門對接，使得基層黨組織的檔案管理工作嚴重滯后。“兩學一做”學習教育學習規模較大，參與黨員多，必然產生檔案多，而且內容豐富，眾多的基層黨組織如果沒有專門專職黨員負責檔案的歸檔整理，很容易造成“兩學一做”學習教育時間的延長，人員的更替，地點的變更，會造成”兩學一做”學習教育檔案資料的不系統、不完整。

（三）不能及時移交上級黨組織檔案管理部門。由于部分基層黨組織未將“兩學一做”學習教育檔案納入正常的檔案管理項目中，導致上級黨組織檔案管理部門無法及時進行跟蹤管理，進入歸檔階段就會暴露出”兩學一做”檔案管理的問題，如”兩學一做”學習教育檔案缺項多，原件遺失，相關簽章不完善等，不符合檔案移交報送要求，基層黨組織就不得不重新完善相關學習教育檔案，增加人力物力成本。

二、強化”兩學一做”學習教育檔案收集歸檔的措施

第一條為加強檔案收集工作，有效保護檔案，豐富地方國家綜合檔案館館藏，滿足公民、法人和其他組織利用檔案的需要，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》以及有關法律、法規的規定，結合本市實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案收集，是指地方國家綜合檔案館接收及征集檔案和其他有關文獻的活動，分為檔案接收和檔案征集。

本辦法所稱檔案接收，是指地方國家綜合檔案館按照國家規定收存檔案的過程。

本辦法所稱檔案征集，是指地方國家綜合檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。征集的方式主要有征購、收購、交換、接受捐贈等。

第三條市和區縣（自治縣、市）人民政府應當為檔案接收和征集創造必要條件；各級檔案行政管理部門應當加強對檔案收集工作的指導和監督，確保檔案接收、征集工作的順利開展。各級地方國家綜合檔案館負責檔案接收、征集的具體工作。

第四條檔案接收、征集所需經費列入同級財政預算。

第一條為加強我市著名人物檔案史料的收集、管理和利用，為*積累歷史、文化史料，維護和反映*歷史文化名城面貌，根據《中華人民共和國檔案法》、*市人民政府《關于征集檔案資料的通告》及有關規定，結合我市實際，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱名人，是指歷代*籍或雖非*籍但在*境內長期活動過的政界、軍界、農工商界、科技界、文教體育界等領域具有重要影響的領導者(官員)、專家學者、社會賢達及其他重要人物。

本辦法所稱的*，其地域范圍以具體名人出生時的建置區域為準。

本辦法將名人分為歷史名人和當代名人，凡新中國成立后健在的著名人士歸為當代名人。

當代名人的具體范圍是：

（一）政界：擔任過地、省轄市以上主要職務的黨政領導者及其他著名政治家、社會活動家；