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摘要：學校事業的持續發展，導致學校的檔案信息越來越龐大、復雜，這給檔案資料的收集、處理和利用帶來諸多困難。在目前的環境下，不斷加強檔案管理的研究成為每個學校的重點，為了擺脫傳統的檔案管理模式從而進入信息化檔案管理模式，學校引進了信息化技術，但是新型檔案管理模式再給學校帶來便利的同時，也在檔案管理的安全問題上顯露出弊端，所以針對學校檔案信息化管理安全問題開展了深入研究討論，以此來保證學校檔案信息化的安全與全面發展。

關鍵詞：學校檔案；信息化管理；安全策略

從當前來看，信息化技術已經被我國的很多所高校引進到檔案管理工作中，加快了高校檔案信息化建設的步伐，但是隨著檔案信息化的完善，檔案信息的安全問題顯露出的弊端也越來越明顯，檔案信息的安全性在網絡入侵、網絡病毒以及網絡漏洞的破壞下很難保證，所以就要對學校檔案信息化管理的安全問題進行針對性的研究。

一、學校檔案信息化管理的安全問題

（一）檔案信息化的建設不夠完善。與傳統的學校檔案相比，學校檔案信息化涉及到的層面較多，配置相應的設備設施和技術人員在檔案信息化建設中是必要的過程，更最重要的是將傳統的學校檔案進行數字化轉換。如果在某個環節出現紕漏，最直接的影響就是破壞學校檔案的準確性和完整性，降低檔案信息的使用價值，同時還會給檔案使用者傳遞錯誤信息，阻礙高校檔案信息化管理的可持續發展。目前我國的很多高校檔案信息化建設都存在諸多漏洞，例如設備落后、人員不足，所以在檔案信息化的建設過程中，很多的傳統檔案不能及時進行數字化轉換，散亂的檔案儲存無法使檔案資料發揮最大的作用，無法達到學校檔案標準化和數字化的需求。（二）檔案信息化內容的保存困難。在把學校傳統檔案升級為信息化檔案的過程中，需要利用計算機將傳統檔案資料進行數字化轉換，并保存在硬盤、光盤以及磁帶等儲存介質中。在使用這些存儲介質的過程中，學校檔案信息的修改、刪除和復制等各項操作都具有不可逆轉的性質，一旦操作出現失誤，就會破壞原始檔案信息的完整度，給學校的檔案管理工作帶來影響。另外，檔案信息化建設具有專業化和特殊化的性質，要求工作人員具備相應的專業知識和專業能力，如果不能達到就很可能造成原始檔案信息的破壞，導致檔案信息殘缺不全，嚴重情況下會導致檔案信息丟失。

二、學校檔案管理中計算機網絡安全策略

在進行傳統檔案的數字化轉換過程中，工作人員應該對檔案的數字化轉換情況了如指掌，也應該建立專門的資料室用來保存還未進行數字轉換的傳統檔案資料，防止傳統檔案資料在沒有保護的情況下出現泄露或者破壞等情況。在進行檔案信息化的建設過程中，工作人員也要做好相關措施來保護檔案資料的安全，不能在工作時間擅自離開工作崗位，禁止在工作時間飲食，使用明火，在進行完資料轉換后將檔案放回原始位置進行妥善保管等。如發現了檔案損壞的情況應該及時向管理人員進行匯報，保證檔案管理部門每一項工作都能找到專人負責，確保各項工作正常有序進行，避免人為因素對檔案信息安全帶來的不良影響。此外，在檔案信息系統的管理過程中，檔案信息的安全性以及保密性是第一管理目標，杜絕不法分子利用各種手段盜取信息的現象，保證檔案信息的安全。為更加有效的進行檔案信息管理工作，應該明確分配工作人員的任務，進行合理有效劃分。確保工作人員能時刻保持細致、嚴謹的工作狀態，避免出現工作人員在工作時間利用部門計算機進行工作之外的活動。（一）提高檔案工作人員的綜合素質。檔案信息管理的操作都是由檔案工作人員進行，所以檔案工作人員不僅是提高檔案信息價值的途徑，也是保證檔案信息安全的執行者，所以檔案信息的工作人員不近要有相關的專業知識和專業能力，也要具備專業知識素養以及信息安全知識，以此來確保檔案信息建設以及管理過程的安全性。所以，學校的管理者應該努力建設和優化檔案管理工作，對應聘的檔案管理工作人員進行傳統檔案管理和信息化檔案管理知識的全方位考核，確保應聘者有管理檔案的能力。與此同時，檔案管理部門也要通過檔案信息管理的經典案例對工作人員進行定期的技能培訓和知識培訓，強化檔案工作人員的知識儲備和管理技能，確保檔案工作人員能夠深刻認識到傳統檔案管理和檔案信息化管理的異同，使檔案工作人員快速領悟到檔案信息化管理的重點內容，從而使得信息化檔案管理的工作質量和工作效率得到保證。此外，檔案信息化管理的安全問題也是檔案工作人員必須了解的問題，通過將技術和管理融合的辦法將檔案信息管理的安全性和系統性提升檔次。（二）提高檔案管理信息安全意識。學校檔案信息安全關系到萬千師生的信息安全，所以檔案工作人員的安全意識直接影響到檔案信息資料的安全，那么對檔案工作人員的思想教育和職業道德監督就顯得尤為重要。首先，每一位上崗工作人員都要進行嚴格的信息安全教育，在工作中不使用U盤存放和移交資料，講解使用U盤的危險性和可能帶來的風險；不在電子檔案管理系統專用的電腦上安裝任何與工作無關的軟件；對于來歷不明的文件不要打開，因為目前見到的攜帶病毒的軟件會穿上安全文件的外衣，所以在培訓中要提醒檔案管理人員提高警惕性，對任何不明來歷的文件一定要謹慎處理。其次，還要確保信息管理人員具有處理應急事件的能力，在發生緊急事故的情況下能夠迅速做出反應，減少信息泄露帶來的損失，此外工作人員要學會防火墻的工作原理，確保及時發現網絡中違反常規的行為以及受到黑客攻擊的跡象，能夠識別網絡病毒的入侵，進行快速有效的攔截。

綜上所述，目前我國高校的檔案信息建設速度和發展水平都相對較快，在當前信息技術快速發展的有力支持下，只要著重解決當下存在的幾個問題，就能完成傳統檔案信息到信息化檔案的轉變，為師生以及學校帶來便利。

參考文獻

[1]高斌升.學校檔案數字化安全管理策略研究[J].黑河學刊,2013(10):104-105.

[2]王爍.信息化視角的學校檔案安全策略研究[J].辦公室業務,2013(1):100-103.

作者:徐翠婷 單位:江蘇財經職業技術學院