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兒童福利機構的主要工作任務是為他們提供優質服務，通過養育、治療、康復、教育，努力提高他們的生存能力和質量、教導他們懂得生命價值和意義。因此，收養兒童檔案屬于兒童福利機構全部檔案的重要組成部分。該檔案的規范管理，將更加有利于有效開展孤殘兒童救助，并對其提供更好的生活保障和福利服務。而隨著檔案管理的科學化和現代化水平的不斷發展，收養兒童檔案管理無論是在內容上還是在管理上都隨之進行著革新，從初始階段的簡單的編號、姓名、入出院時間等流水記述發展到如今增添了收養兒童撫養、治療、教育等情況并逐步實現信息化管理。下面，筆者結合工作實際，談談對如何做好兒童福利機構收養兒童信息化管理的幾點認識。

一、收養兒童檔案信息化管理的現實意義

一是收養兒童檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需1次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出收養兒童的相關信息，包括性別、年齡、健康、疾病、殘疾等級等和收養分布的數據分析。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的工作效率。二是檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。收養兒童檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大地減輕了工作人員的負擔。三是收養兒童檔案查借工作可控。收養兒童檔案管理實現信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效地催還。四是提高整個檔案部門的工作效率。實施收養兒童檔案管理的信息化后，部門管理工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。五是有效地提供服務。收養兒童檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

二、收養兒童檔案信息化管理存在的問題

進入21世紀以來，收養兒童信息的統計范圍也不斷擴大，數據分析的精確度也逐步提高，收養兒童信息的數據統計成為主管部門了解福利院業務狀況的主要途徑。但是由于缺乏必要的收養兒童檔案信息化管理的理論支持，缺乏適合收養兒童檔案管理的規范性指導，一直以來，收養兒童檔案信息化管理的模式仍比較落后，存在著相關信息的錄入仍然以書寫為主，有關信息查詢的利用服務仍然停留在最原始的翻查和前輩們的回憶，查詢結果時有出現查找時間過長、提供信息不可靠等現象，而在信息統計方面，對于收養兒童基本情況記述不夠翔實，如健康情況、生活習慣、性格特征等數據只能粗略體現，這樣就容易造成數據前后不一致等問題。落后的管理模式和大數據量處理效率低下之間的矛盾就這樣產生，無形中增大了工作量，降低了檔案管理工作的效率。

三、收養兒童檔案信息化管理的主要做法

一是加強領導，提高認識。要拓寬各級領導的知識領域，在提高領導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現有的知識結構，要積極爭取政府的資金支持，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施，使檔案信息化建設得到更快地發展，以適應信息化建設的需要。二是要與上級主管部門溝通協商，共同提出解決辦法，在政策上創造條件，加大對福利院的投入，增配軟、硬件設施，使檔案信息化建設得到更快地發展。三是積極培養信息化建設人才。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識，培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視，為檔案信息化建設提供必要的人才保障，是促進這項工作的健康發展重中之重。

四、收養兒童檔案信息化管理的重要依據

為了使我國兒童福利保障對象向困境兒童、向所有兒童拓展、實現我國兒童福利事業順利轉型，推動兒童收養工作建立較為完善的服務體系，中國兒童和收養中心研發了“全國兒童福利信息管理系統”，該系統是一套集機構養育兒童、機構代養兒童、社會散居孤兒、困境家庭兒童、事實無人撫養兒童和民間養育孤兒等類型的全國兒童福利信息數據庫管理系統，包括兒童基本信息、家庭或監護人信息、兒童照片、兒童身份證明等圖文信息，不僅實現全國各地及時、準確、動態、實時地掌握兒童信息，還可以及時記錄和匯總孤兒基本生活費的發放和補助情況。收養兒童檔案信息化管理可以依據該系統，更全面地了解在院兒童的相關情況，準確地掌握相關數據分析和統計，從而加快實施收養兒童檔案信息化，進一步提高收養兒童檔案的利用率。

作者:頊璞 單位:黑龍江省兒童福利和收養中心