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一、知識(shí)管理相關(guān)理論概述

(一)知識(shí)管理的興起

知識(shí)管理的思想與概念在1998年才進(jìn)入中國(guó)，由于我國(guó)整體管理水平較低，進(jìn)行知識(shí)管理存在一定的困難。可喜的是中國(guó)知識(shí)界已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，在現(xiàn)代社會(huì)創(chuàng)新不再是從零開始，而是要在已有知識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行再創(chuàng)造，因此知識(shí)管理是當(dāng)代社會(huì)生存和發(fā)展的必然選擇。國(guó)內(nèi)很多知識(shí)管理體系紛紛上馬，雖然步調(diào)難以一致，效果參差有別，但積累了知識(shí)管理的寶貴經(jīng)驗(yàn)，有些還樹立了成功的典型。

(二)知識(shí)管理的內(nèi)涵

知識(shí)管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)知識(shí)資源(包括顯性知識(shí)資源和隱性知識(shí)資源)進(jìn)行管理，以促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新的活動(dòng)。具體而言，知識(shí)管理包括三方面的內(nèi)容，即知識(shí)資源管理、知識(shí)技術(shù)管理以及知識(shí)思維管理。知識(shí)資源管理就是管理知識(shí)信息或與知識(shí)有關(guān)的信息以及記錄知識(shí)和信息的載體，其目標(biāo)主要是管理的顯性知識(shí)資源。

(三)知識(shí)管理與信息管理的比較

信息是表達(dá)、存儲(chǔ)和分配知識(shí)的有效工具。因此，知識(shí)管理并不能脫離信息管理而單獨(dú)存在，信息管理是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。但知識(shí)管理不是信息管理，知識(shí)管理是對(duì)信息管理的提煉，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.信息管理以提供一次、二次文獻(xiàn)為主，而知識(shí)管理不再局限于利用片面的信息來滿足用戶的需求，而是對(duì)用戶的需求進(jìn)行系統(tǒng)分析，向用戶提供全面、完善的解決方案，幫助用戶選擇有價(jià)值的文獻(xiàn)，提高知識(shí)的獲取效率。

2.信息管理僅局限于對(duì)信息的管理而忽視對(duì)人的管理，在信息獲取的整個(gè)流程中，人才是核心，知識(shí)管理認(rèn)為對(duì)人的管理既可以提供廣泛的知識(shí)來源，又可以建立良好的組織方式用以促進(jìn)知識(shí)的傳播，適應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。

3.知識(shí)管理通過對(duì)知識(shí)的管理摒棄了信息管理中被動(dòng)處理信息資源的工作模式，它與企業(yè)的知識(shí)交流、共享、創(chuàng)新和應(yīng)用的全過程融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組，使知識(shí)管理成為企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的核心推動(dòng)力，給企業(yè)帶來新的活力。

二、知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用

知識(shí)管理與檔案管理相互融合、共同發(fā)展并推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。只有兩者有機(jī)結(jié)合，才能充分促進(jìn)各項(xiàng)管理工作質(zhì)量及效率的提高，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理效果。因此科學(xué)分析知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用必不可少。

(一)實(shí)現(xiàn)檔案管理的細(xì)化

在信息化時(shí)代，伴隨著檔案管理過程應(yīng)用了知識(shí)管理手段，促進(jìn)了檔案管理保管單位的進(jìn)一步細(xì)化。只有做好檔案保管工作，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案有序、科學(xué)化的管理。過去，我們的檔案管理方式是以“卷”為單位進(jìn)行管理，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著許多不便之處和缺陷。例如，檔案管理人員很難了解檔案中的真實(shí)內(nèi)容，需要對(duì)檔案進(jìn)行立卷調(diào)整的時(shí)候很難進(jìn)行查詢檢索；在實(shí)際工作中我們有時(shí)只需要查詢一卷中的一小部分內(nèi)容，但卻不得不對(duì)整卷檔案的內(nèi)容都進(jìn)行查閱，這樣不僅浪費(fèi)時(shí)間，也耗費(fèi)人的精力。目前，傳統(tǒng)的檔案卷宗管理的方式已經(jīng)慢慢被淘汰，檔案管理越來越多地實(shí)現(xiàn)了信息化管理和信息化儲(chǔ)存，并對(duì)檔案管理的單位作了進(jìn)一步細(xì)化。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，知識(shí)元是檔案管理的最主要方式，也是最基本的單位。通過計(jì)算機(jī)，可以對(duì)知識(shí)元進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和存儲(chǔ)，極大地提高了查詢的速度和效率。

(二)實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序化

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理中逐步引入了新的信息技術(shù)手段，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的管理方式有了進(jìn)一步的發(fā)展和提高，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)為檔案管理提供了強(qiáng)有力的保障，最終實(shí)現(xiàn)了檔案管理的有序化。

(三)實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)的加速化

在新的檔案管理時(shí)期，檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)的迅速發(fā)展為檔案管理的高效性提供了新的技術(shù)保證。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的智能檢索是隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)一步發(fā)展起來的，它通過使用新的檢索機(jī)制來實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的檢索和傳輸。同時(shí)，它可以通過使用自然語(yǔ)言的處理技術(shù)，來分析用戶所提出的問題，進(jìn)而向用戶提供所需的檢索結(jié)果，表現(xiàn)出極強(qiáng)的推理性，并通過技術(shù)手段提高檔案信息的檢準(zhǔn)率及檢全率。這也充分體現(xiàn)了檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)。

三、知識(shí)管理在檔案管理中的實(shí)施策略

實(shí)施知識(shí)管理需要進(jìn)行宏觀調(diào)控，對(duì)各知識(shí)部門的物質(zhì)資源、知識(shí)資源、人力資源以及資本資源等進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，檔案工作與知識(shí)管理環(huán)境協(xié)同就是知識(shí)管理宏觀調(diào)控的內(nèi)容之一。從全局來思考，將檔案工作納入知識(shí)管理全局設(shè)計(jì)之中是必然的選擇。

(一)思維層面

1.轉(zhuǎn)變被動(dòng)管理思維

檔案工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變被動(dòng)的管理思維，不應(yīng)僅僅滿足于檔案實(shí)體的安全與責(zé)任管理，還必須研究檔案知識(shí)資源的加工，促進(jìn)檔案知識(shí)產(chǎn)品化，促進(jìn)檔案知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際生產(chǎn)過程。知識(shí)產(chǎn)品有兩層含義：一是銷售知識(shí)成品，二是知識(shí)性服務(wù)和物化的知識(shí)產(chǎn)品。現(xiàn)代知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)表現(xiàn)為隱性知識(shí)的創(chuàng)造階段和腦外物化表達(dá)階段多次隨機(jī)變換互動(dòng)，即隱性知識(shí)創(chuàng)造—腦外物化表達(dá)—隱性知識(shí)創(chuàng)造—腦外物化表達(dá)，直至一個(gè)完善的知識(shí)產(chǎn)品生產(chǎn)出來。所以，知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)機(jī)制，在生產(chǎn)程序上呈現(xiàn)出一種精神變物質(zhì)——物質(zhì)還原為精神的隨機(jī)循環(huán)往復(fù)、彼此互動(dòng)的機(jī)制，即從隱性知識(shí)的精神創(chuàng)造物化到表達(dá)成知識(shí)產(chǎn)品的半成品，再將知識(shí)產(chǎn)品的半成品還原成隱性知識(shí)進(jìn)行知識(shí)完善再創(chuàng)造，如此隨機(jī)多次循環(huán)，最終生產(chǎn)出一個(gè)完整的知識(shí)產(chǎn)品。

2.開放意識(shí)

知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案工作內(nèi)容進(jìn)一步拓展，檔案部門需要重視已有知識(shí)的挖掘、共享與整合，同時(shí)還要挖掘人員腦海中的隱性知識(shí)并及時(shí)歸檔。把組織內(nèi)外不同專業(yè)、不同背景的知識(shí)結(jié)合到一起，有可能形成知識(shí)創(chuàng)新的新視角。美國(guó)Unocal公司提出通過建立由50名來自世界各地的鉆探經(jīng)理、技術(shù)人員、地理學(xué)家組成的小組能夠比其他公司開發(fā)同類油井節(jié)約40-60%的成本。這種跨部門、跨地區(qū)的人員合作，需要打破內(nèi)部邊界，企業(yè)內(nèi)部首先建立開放的溝通渠道。企業(yè)檔案人員需要樹立開放意識(shí)，摒棄本位思想，培育組織內(nèi)外的溝通渠道，一方面及時(shí)提供自己的知識(shí)成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員進(jìn)行有效溝通，掌握動(dòng)態(tài)的、隱性的知識(shí)資源，及時(shí)歸檔。

(二)管理層面

1.文檔一體化

文檔一體化管理在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用，知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)對(duì)文檔實(shí)行一體化管理顯得尤為必要。檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段需要革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。

2.文檔系統(tǒng)與其他信息子系統(tǒng)的協(xié)同

企業(yè)內(nèi)各個(gè)子系統(tǒng)相互開放，通過與其他子系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與配合，從而實(shí)現(xiàn)整體績(jī)效的最優(yōu)，如企業(yè)檔案部門與企業(yè)情報(bào)、圖書、資料等部門通力合作，實(shí)現(xiàn)協(xié)同。從只整理保管本企業(yè)形成的紙質(zhì)檔案、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實(shí)現(xiàn)由封閉的以實(shí)體管理為主的管理模式向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理模式轉(zhuǎn)變，由“重管輕用”向“重用促管”轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識(shí)綜合管理職能轉(zhuǎn)變，形成輻射企業(yè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、情報(bào)知識(shí)綜合管理的知識(shí)處理中心和中轉(zhuǎn)站。管理人員在分工合作的基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)企業(yè)檔案、圖書、情報(bào)的收集、整理、加工、處理、傳遞、交流等，建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量?jī)?yōu)化的知識(shí)體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，知識(shí)管理已日益成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)并且逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。檔案管理在面對(duì)知識(shí)管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)時(shí)，必須進(jìn)行自身改革與創(chuàng)新。把知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理中才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

作者:徐敏 單位:中交三航局工程物資有限公司

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