導語：大學會計教學運用數(shù)據(jù)倉庫一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1建立高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的必要性

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)和Internet的快速發(fā)展,高校的財務(wù)已經(jīng)基本實現(xiàn)了會計電算化,會計人員從傳統(tǒng)的手工核算模式已經(jīng)過渡到了用計算機進行會計核算的模式,使會計人員從繁重的會計核算工作中解脫了出來,逐步實現(xiàn)了從核算性會計向管理性會計的過渡。目前,高校的財務(wù)部門已經(jīng)積累了豐富的會計信息資源和一些人才儲備,并在很大程度上提高了會計核算的效率,提高了財務(wù)管理的水平。然而,這些會計信息相對孤立,并沒有形成系統(tǒng)的聯(lián)系,沒有很好地發(fā)揮出它應(yīng)有的作用,沒有很好解決會計分析和財務(wù)決策等重要問題。其主要原因不是會計人員的能力差和使用會計核算軟件的效果不好,而是現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)本身所固有的缺陷,只注重了會計預算、會計核算和自動生成會計報表等功能,缺乏從多角度對會計指標進行詳細的分析,同其他相關(guān)的管理系統(tǒng)也沒有良好的接口。其缺陷主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(1)數(shù)據(jù)缺乏可信性。比如領(lǐng)導需要某一部門人員的平均年收入的數(shù)字,不同的會計人員核算出來的數(shù)字可能會不同,這是因為要核算的數(shù)字不能從同一個數(shù)據(jù)源中取得,而且有些信息需要從外部數(shù)據(jù)源取得,也有可能存在數(shù)據(jù)算法上的差異,這是會計核算系統(tǒng)所解決不了的問題。

(2)生產(chǎn)率問題。在進行會計分析時,往往需要取多年的數(shù)據(jù),在會計指標多的時候,生產(chǎn)率是相當糟糕的。比如領(lǐng)導要分析近四年的收入和支出情況,要完成這項任務(wù),需要找到四年的報表來獲取數(shù)據(jù)并分析數(shù)據(jù),再編輯數(shù)據(jù)和進行對比分析,這就需要大量的資源才能完成。

(3)無法將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息。在會計分析中,我們會問“今年的收入同過去五年中的各個年份有何不同?”這樣的問題,會計信息系統(tǒng)不能準確地回答出該問題,這是因為系統(tǒng)并沒有集成以往歷史年度的數(shù)據(jù)。

為從根本上解決以上問題,必須建立同會計核算和財務(wù)管理相適應(yīng)的一套新的系統(tǒng),該系統(tǒng)不但能集成財務(wù)部門所需要的會計信息和與其相關(guān)的信息,而且能從多角度對會計指標進行分析,并能根據(jù)需要進行決策,方便財務(wù)部門的管理和領(lǐng)導查詢和決策,提高財務(wù)的管理水平。該系統(tǒng)也就是被業(yè)界所稱道的數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)倉庫是一個面向主題的、集成的、非易失的,隨時間變化的用來支持管理人員決策的數(shù)據(jù)集合[1]。高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫是集成了財務(wù)信息的數(shù)據(jù)倉庫,為財務(wù)管理進行決策的信息系統(tǒng)。

2高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容和用途

根據(jù)高校財務(wù)管理要求,高校數(shù)據(jù)倉庫應(yīng)包括如下內(nèi)容:

(1)會計核算信息,主要包括會計明細賬、會計總賬、科目代碼、部門代碼、項目代碼、應(yīng)收款明細賬、應(yīng)付款明細賬和項目明細賬等。

(2)人員工資信息,包括人員代碼、工資項目代碼和人員工資發(fā)放表等。

(3)學生學費信息,包括班級代碼、學生信息、收費項目、收費學年、學生交費明細、學生應(yīng)交費明細、學生欠費明細和學生交費總賬等。

(4)學生獎貸助勤信息,主要包括學生獎學金發(fā)放表、貸學金發(fā)放表和勤工助學金發(fā)放表等。

(5)其它信息,主要包括國家的相關(guān)財政法規(guī)、高校財務(wù)管理和會計核算方面的制度和會計人員相關(guān)信息等。

高校的財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的內(nèi)容主要有以上信息,這些信息是隨著時間不斷變化和更新,并隨需要進行動態(tài)的增加或減少,其變化完全取決于財務(wù)管理和決策者的需要。

從數(shù)據(jù)倉庫的定義可知,建立數(shù)據(jù)倉庫的最終目的是為了支持管理人員進行分析和決策,具體來講,高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的用途主要有以下幾個方面:

(1)整合數(shù)據(jù)資源,方便師生和財務(wù)人員進行查詢。財務(wù)信息是分布在各個相關(guān)的管理信息系統(tǒng)中的,教師和學生要查找相關(guān)的信息,必須連接不同的數(shù)據(jù)源,到不同的信息系統(tǒng)中去查詢,不但查詢的效率低,查詢的命中率也很低,更有甚者不知道到那里查找自己所需要的信息,因此有必要整合數(shù)據(jù)資源,把財務(wù)的相關(guān)信息集中存放在數(shù)據(jù)庫中,統(tǒng)一各異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)信息代碼,在此基礎(chǔ)上建立財務(wù)信息查詢平臺,來實現(xiàn)對財務(wù)信息的集成的有效的管理。

(2)進行有效會計分析,提高分析效率與準確率。在高校財務(wù)管理中,經(jīng)常要進行會計指標的比較和分析,不但要對學校的整體財務(wù)運行效率進行分析,而且要對學校的各二級學院的財務(wù)運行情況進行橫向的和縱向的比較和分析,這些分析需要從不同的年度不同的信息系統(tǒng)提取相關(guān)的數(shù)據(jù)。從集成的、隨時間變化的數(shù)據(jù)倉庫中提取這些數(shù)據(jù)將會變得更加便捷和準確,例如我們要分析各二級學院的教師的近三年的平均年收入和學生的學費交費率,再到賬務(wù)系統(tǒng)中提取各二級學院的三年來的平均人數(shù)(根本就不存在平均人數(shù)),再到賬務(wù)系統(tǒng)中提取各二級學院的工資發(fā)放總額(在賬務(wù)系統(tǒng)中,還需要財務(wù)人員累計各二級學院工資、津貼、獎金和其他補貼),再把計算出來的數(shù)字進行計算和比對,準備數(shù)據(jù)效率很低;計算各分院的學費交費率就更加困難,當年的交費率還可以到學費管理系統(tǒng)中取得和計算得到,前兩年的交費率將無法獲取,因為同它相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)字并不存在。在數(shù)據(jù)倉庫中做這些工作就輕松多了,只要在相關(guān)的事實表和維度表中聚集數(shù)據(jù),便可自動取得所需信息。

(3)方便計算生均培養(yǎng)成本。數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)集成了會計信息和學生相關(guān)信息,只要有適合的生均培養(yǎng)成本的計算方法,很容易構(gòu)建出相關(guān)的事實表和維度表,計算生均培養(yǎng)成本也就比較容易。

(4)提高高校財務(wù)風險控制和財務(wù)預警水平。高校在辦學資金籌集、教育經(jīng)費的使用方面,都有了很大的自主權(quán),高校的財務(wù)運行狀況將必然存在風險,這就需要建立財務(wù)風險控制機制和財務(wù)風險預警系統(tǒng),來化解與防范財務(wù)風險。高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫能同高校財務(wù)風險評價指標[2]有機的結(jié)合,高效率的對指標進行比對和分析,從而來防范財務(wù)風險的發(fā)生。

(5)為二級學院績效考核提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在高校的財務(wù)管理中,為提高資金的使用效益,往往會對各二級學院的財務(wù)運行情況進行績效考核,考核的指標體系的建立和反饋,都需要會計相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),從數(shù)據(jù)倉庫中提取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不但準確、效率高,而且結(jié)合考核指標,還比較容易得到相關(guān)信息。

(6)進行財務(wù)決策。財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫最大的優(yōu)勢是進行數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)決策,利用數(shù)據(jù)倉庫,可以用決策樹和聚類等算法來進行數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)決策,為制定相關(guān)財務(wù)制度提供依據(jù),并可以分析相關(guān)財務(wù)制度執(zhí)行的效果。

3高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的建立方法

數(shù)據(jù)倉庫主要有數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)的存儲、應(yīng)用工具和用戶界面等四部分組成。數(shù)據(jù)倉庫的創(chuàng)建也是對這四部分用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)和體系結(jié)構(gòu)來進行開發(fā)的,本文不再對高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的創(chuàng)建進行詳細討論,它的具體創(chuàng)建過程已經(jīng)在別的文獻(如文獻[3])里有詳細敘述。本文只對財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的建立方法進行闡述。

財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫是基于MSSQLServer2000創(chuàng)建的,它基本上采用了規(guī)范化的設(shè)計方法,采用了總線結(jié)構(gòu),有統(tǒng)一的事實表和維度表,使用星型和雪花型的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),如圖1所示的一個雪花模型。

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)創(chuàng)建好后,要把賬務(wù)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)和學費系統(tǒng)等中的相關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)抽取、轉(zhuǎn)換、清潔和裝載等過程,導入到數(shù)據(jù)倉庫中,其數(shù)據(jù)準備工作如圖2所示。在數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫時,不但要進行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換,還必須注意基礎(chǔ)代碼的統(tǒng)一,如在圖2中的三個數(shù)據(jù)庫都存在部門代碼表,該表的部門代碼表示可能有所不同,在導入到數(shù)據(jù)倉庫時必須做到代碼統(tǒng)一。數(shù)據(jù)準備好后,便可以用工具軟件如Excel、AnalysisServices等進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)決策。

4高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫在會計分析中的一個應(yīng)用事例

在財務(wù)管理中,財務(wù)人員經(jīng)常需要分析各二級學院的經(jīng)費使用情況,由于二級分院的經(jīng)費都是使用項目來進行管理,所以在數(shù)據(jù)倉庫中使用項目支出分析立方,其結(jié)構(gòu)參見圖1。從圖1可以看出,財務(wù)人員可以從4個維度(時間維、科目維、部門維、項目維)來對二級學院的經(jīng)費使用情況進行分析。可以分析各分院的經(jīng)費組成情況、經(jīng)費收入和支出情況、經(jīng)費支出的分布情況(用科目代碼分析經(jīng)費在那些方面支出)和支出時間分布情況(經(jīng)費都集中在何時支出)等,能從縱向和橫向的角度來分析各二學院經(jīng)費的使用效率。

在數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)中,后臺服務(wù)器使用了SQLServer2000數(shù)據(jù)倉庫,前端用Excel工具通過數(shù)據(jù)透視表服務(wù)來分析2004年和2005年各二級學院經(jīng)費的使用情況。以下步驟將在Excel中實現(xiàn)一個數(shù)據(jù)透視表,向財務(wù)人員顯示從立方中獲取的數(shù)據(jù):

(1)打開MicrosoftExcel。在數(shù)據(jù)(Data)菜單中選擇數(shù)據(jù)透視表和透視視圖(PivotTableAndPivotChartReport),啟動數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

(2)在向?qū)У牡?步中,選擇外部數(shù)據(jù)源以及要創(chuàng)建的是數(shù)據(jù)透視表;在步驟2中,單擊獲取數(shù)據(jù)按鈕來定義要讀取的數(shù)據(jù)源。Excel將自動啟動MicrosoftQuery,并彈出選擇數(shù)據(jù)對話框。選擇OLAP立方選項卡,可以看到所有已經(jīng)定義好的立方列表。選擇新建數(shù)據(jù)源立方,出現(xiàn)新數(shù)據(jù)源對話框,在標識為1的字段中輸入“項目支出分析”,在字段2選擇MicrosoftOLEDBProviderforOLAPServices8.0[4]選項,然后單擊連接按鈕。

(3)出現(xiàn)多維連接對話框,允許分析人員建立OLAP服務(wù)器的連接,輸入OLAP服務(wù)器的名稱,單擊下一步,并選擇財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù),接著單擊完成按鈕。回到創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源對話框中,在字段4中選擇數(shù)據(jù)透視表使用立方,選擇“項目支出”,單擊確定按鈕。回到選擇數(shù)據(jù)對話框,選擇已經(jīng)建好的“項目支出分析”立方,單擊確定按鈕,回到Excel數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

(4)單擊下一步,向?qū)У牡?步將提示分析人員選擇顯示數(shù)據(jù)透視表的位置,選擇現(xiàn)有的工作表選項,單擊單元Sheet1中的某一單元。

(5)單擊完成,Excel就在工作表中上嵌入了一個新的空的數(shù)據(jù)透視表對象。同時顯示透視表工具條和數(shù)據(jù)透視表字段列表。分析人員可以從字段列表中將項目拖放到數(shù)據(jù)透視表中,就可顯示數(shù)據(jù),用于分析了。

經(jīng)過上述步驟后,生成了二級學院經(jīng)費支出數(shù)據(jù)透視表,如圖3所示。從圖中可以看出管理學院幾個學科的教學經(jīng)費在2004年和2005年支出分布情況,上圖顯示的數(shù)據(jù)僅分析比較了辦公費、畢業(yè)設(shè)計費、差旅費和學生實習費的支出情況,如果要分析比較其他科目支出情況,可以選擇相應(yīng)科目。從圖3可以看出有4個維度,這4個維度可以根據(jù)需要任意組合,來分析各二級學院經(jīng)費的支出情況。Excel還可以設(shè)置報告格式,自動生成報告,本例生成的報告如圖4所示。

Excel還可以生成圖形顯示,來分析經(jīng)費的支出情況,本例生成的圖表如圖5所示。可以根據(jù)比較分析的需要,可以選擇不同的圖形,以便更好地為分析服務(wù)。

5結(jié)論

高校財務(wù)數(shù)據(jù)倉庫對財務(wù)管理和財務(wù)決策分析都有很大的促進作用,是會計電算化的有益的補存和擴展。本文中的事例是直接在Excel中使用數(shù)據(jù)透視表來進行會計分析的,這對財務(wù)人員的計算機應(yīng)用水平相對要求較高,這種方法并不是分析人員使用的最有效的方法。我們可以用VBA和.NET技術(shù)編程來實現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表,這樣可以更好地控制顯示給分析人員的數(shù)據(jù),并可以根據(jù)不同的人員的使用權(quán)限規(guī)則來控制安全機制,也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)操作。