導(dǎo)語(yǔ)：費(fèi)用報(bào)銷常見問(wèn)題及內(nèi)部控制措施一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中主要的經(jīng)濟(jì)主體，其在一定會(huì)計(jì)期內(nèi)各項(xiàng)資源的主要衡量指標(biāo)就是費(fèi)用，會(huì)計(jì)人員對(duì)于公司的每項(xiàng)費(fèi)用支出通過(guò)分類列示在各項(xiàng)會(huì)計(jì)科目中。由于費(fèi)用的多少直接影響到公司利潤(rùn)的大小，與公司的績(jī)效考核以及社會(huì)影響程度有很大的關(guān)聯(lián)。因此，各項(xiàng)費(fèi)用開支在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都有著重要的影響。自然而然，費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)部審計(jì)也非常重要。

［關(guān)鍵詞］費(fèi)用報(bào)銷;審計(jì);內(nèi)部控制

1引言

通過(guò)對(duì)需要報(bào)銷票據(jù)是否合法、是否合規(guī)的審查核實(shí)來(lái)保證一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)對(duì)費(fèi)用的管控力，能夠報(bào)銷的票據(jù)必須是通過(guò)審核合規(guī)的部分。而需要報(bào)銷的多種費(fèi)用票據(jù)，會(huì)計(jì)審核時(shí)要抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)的關(guān)鍵部分，謹(jǐn)防不符合法律、不符合規(guī)定的違規(guī)發(fā)票報(bào)銷或者入賬。總的說(shuō)來(lái)，符合市場(chǎng)規(guī)律的單價(jià)、明確的單價(jià)、清單、事由，都是各種費(fèi)用報(bào)銷時(shí)需要的數(shù)據(jù)。相比較而言，數(shù)額大的費(fèi)用在報(bào)銷時(shí)還需要提供翔實(shí)的預(yù)算規(guī)劃、必要的會(huì)議紀(jì)要、文件或者相關(guān)活動(dòng)的通告等具有支撐力的真實(shí)資料，要求這些資料的真實(shí)性必須能夠證明報(bào)銷費(fèi)用的客觀性、真實(shí)性。考慮到內(nèi)部費(fèi)用審計(jì)的重要性，文章以對(duì)某公司內(nèi)部審計(jì)為例，就費(fèi)用報(bào)銷常見的問(wèn)題提出相應(yīng)的內(nèi)部控制管理措施。

2案例簡(jiǎn)介

2.1問(wèn)題綜述

某集團(tuán)公司在對(duì)其下屬地區(qū)子公司進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)其在費(fèi)用支出方面存在以下問(wèn)題:①三大可控費(fèi)用(業(yè)務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)、營(yíng)銷費(fèi))占收入有上升趨勢(shì)。經(jīng)過(guò)檢查審計(jì)期間費(fèi)用預(yù)算情況，營(yíng)銷費(fèi)用有每月上報(bào)費(fèi)用預(yù)算并遵照?qǐng)?zhí)行，其他費(fèi)用未見類似預(yù)算的問(wèn)題。②審計(jì)檢查發(fā)現(xiàn)有以定額費(fèi)用報(bào)銷變相提高工資收入情況的問(wèn)題。③出現(xiàn)部分費(fèi)用列支審批手續(xù)不合規(guī)，付款審批不完善的問(wèn)題。④高管費(fèi)用列支不清晰，有較多非正常工作費(fèi)用支出的問(wèn)題。⑤員工通過(guò)修改報(bào)銷單據(jù)金額，虛報(bào)費(fèi)用支出的問(wèn)題。

2.250萬(wàn)元以下費(fèi)用支出抽查情況

共計(jì)抽查下屬地區(qū)子公司50萬(wàn)元以下費(fèi)用憑證137筆，共計(jì)金額184.71萬(wàn)元，具體的審計(jì)情況如下:①檢查中發(fā)現(xiàn)中高層管理人員每月都有固定金額的費(fèi)用報(bào)銷，通過(guò)向該公司相關(guān)人員了解，該報(bào)銷實(shí)質(zhì)為允許部門負(fù)責(zé)人每月報(bào)銷定額費(fèi)用，以增加工資收入。即以費(fèi)用報(bào)銷名義增加中層管理人員薪金;②抽查出六筆費(fèi)用列支沒(méi)有明細(xì)內(nèi)容說(shuō)明，不能充分有效地證明業(yè)務(wù)的真實(shí)內(nèi)容;③抽查四筆報(bào)銷單據(jù)中存在總經(jīng)理、執(zhí)行董事費(fèi)用互相審批，且未見財(cái)務(wù)經(jīng)理審批的情況;④抽查有三筆業(yè)務(wù)報(bào)銷金額大于實(shí)際發(fā)生金額。

2.350萬(wàn)元以上支出及付款檢查情況

審計(jì)期間共發(fā)生50萬(wàn)元以上付款支出112筆，共計(jì)金額23948.74萬(wàn)元。其中內(nèi)部往來(lái)、支付工程款未見董事長(zhǎng)審批;針對(duì)高層管理人員費(fèi)用列支檢查，費(fèi)用報(bào)銷情況統(tǒng)計(jì)如下:抽查了三位管理人員在任期間費(fèi)用報(bào)銷情況，發(fā)現(xiàn)部分費(fèi)用列支發(fā)生在非業(yè)務(wù)地，費(fèi)用內(nèi)容與工作無(wú)關(guān)。高層管理人員存在非本人報(bào)銷的情況，由司機(jī)、其他行政員工或其他經(jīng)手人代為報(bào)銷，實(shí)際報(bào)銷人自行審批。該操作造成檢查統(tǒng)計(jì)中無(wú)法正確劃分高層管理人員報(bào)銷金額，也造成管理中的漏洞。

2.4針對(duì)以上事項(xiàng)，對(duì)該子公司的處理意見

(1)擅自以報(bào)銷費(fèi)用方式變相增加員工薪金。經(jīng)查發(fā)現(xiàn)在上級(jí)公司2015年6月已核定公司職工薪酬標(biāo)準(zhǔn)后又自2015年7月起，以費(fèi)用報(bào)銷名義變相增加中層管理人員收入，共計(jì)金額98525.90元，涉及管理人員共六人。該操作經(jīng)總經(jīng)理及執(zhí)行董事口頭批準(zhǔn)同意，執(zhí)行時(shí)未見書面通知。審計(jì)意見:公司領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)總公司批準(zhǔn)，自行制定部分員工補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，并允許以定額報(bào)銷方式提高工資總額，屬于違反人事行政審批權(quán)限事項(xiàng)。應(yīng)立即停止該違規(guī)操作，行政部副經(jīng)理、總經(jīng)理、執(zhí)行董事應(yīng)對(duì)此事負(fù)責(zé)，已超工資標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的98525.90元應(yīng)從三人工資中扣回，具體執(zhí)行由股份公司督辦。

(2)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的發(fā)生，很難說(shuō)明它的真實(shí)性。經(jīng)抽查出開發(fā)公司六筆費(fèi)用列支沒(méi)有明細(xì)內(nèi)容說(shuō)明，不能充分證明其業(yè)務(wù)的真實(shí)性。審計(jì)意見:對(duì)于上述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，公司應(yīng)組織相關(guān)部門、相關(guān)人員對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行核查和確認(rèn)。如果是公司真實(shí)存在的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，應(yīng)將手續(xù)補(bǔ)齊，否則，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。今后要加強(qiáng)此方面的管理，在購(gòu)買辦公用品等用品時(shí)，必須要有完整的商品清單，以保證報(bào)銷單據(jù)的完整性和真實(shí)性。

(3)領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)人員費(fèi)用報(bào)銷，主要財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核手續(xù)缺失。抽查開發(fā)公司四筆報(bào)銷單據(jù)中存在總經(jīng)理、執(zhí)行董事費(fèi)用互相審批，且未見財(cái)務(wù)經(jīng)理審批的情況。審計(jì)意見:上述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，如果是與工作有關(guān)的應(yīng)按規(guī)定辦理審核手續(xù)，否則，不得報(bào)銷。

(4)50萬(wàn)元以上大額付款，未有董事長(zhǎng)批準(zhǔn)字樣的問(wèn)題。本次審計(jì)共抽查10筆50萬(wàn)元以上付款事項(xiàng)，共涉及金額8483萬(wàn)元未見董事長(zhǎng)審批字樣，財(cái)務(wù)反映已短信請(qǐng)示董事長(zhǎng)。審計(jì)意見:按現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理辦法規(guī)定，50萬(wàn)元以上付款時(shí)，“以手機(jī)短信回復(fù)方式審批同意的應(yīng)在15天內(nèi)補(bǔ)書面或傳真審批手續(xù)。以傳真或手機(jī)短信方式報(bào)批及補(bǔ)書面手續(xù)的責(zé)任人為各個(gè)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人”，財(cái)務(wù)部應(yīng)在短信請(qǐng)示相關(guān)管理人員后，定期補(bǔ)齊書面憑據(jù)，完善審批手續(xù)。

(5)部門及高管業(yè)務(wù)、差旅費(fèi)用未實(shí)行預(yù)算控制且報(bào)銷的部分費(fèi)用與工作無(wú)關(guān)。本次審計(jì)，共計(jì)抽查了四位領(lǐng)導(dǎo)人員在任期間費(fèi)用報(bào)銷情況，發(fā)現(xiàn)部分費(fèi)用列支發(fā)生在非業(yè)務(wù)地且費(fèi)用內(nèi)容與工作無(wú)關(guān)。總經(jīng)理報(bào)銷的費(fèi)用中有70721.84元，從票據(jù)內(nèi)容反映來(lái)看，審計(jì)認(rèn)為不能說(shuō)明與工作有關(guān)。審計(jì)意見:今后管理人員(執(zhí)行董事、總經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人)在報(bào)銷特批費(fèi)用時(shí)除應(yīng)事先得到董事長(zhǎng)批準(zhǔn)外，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明費(fèi)用實(shí)際內(nèi)容，財(cái)務(wù)部門用臺(tái)賬登記，記載特批費(fèi)用支出限額、報(bào)銷人、報(bào)銷金額、是否超限額報(bào)銷等，并妥善保管備查。對(duì)于總經(jīng)理報(bào)銷的與工作無(wú)關(guān)的相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定退回。

3案例分析

該公司作為上市公司，費(fèi)用報(bào)銷的具體流程如下:所有的費(fèi)用支出，都需要經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況如實(shí)申報(bào)、部門領(lǐng)導(dǎo)審核業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性，財(cái)務(wù)再次復(fù)核業(yè)務(wù)票據(jù)的真實(shí)性、合理合法性及票據(jù)報(bào)銷單填寫的規(guī)范性，總經(jīng)理、執(zhí)行董事審批(50萬(wàn)元以上或特殊支出需董事長(zhǎng)審批)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，出納支付。1000元以上的支出直接匯款到客戶賬戶。總體來(lái)講，管理制度相對(duì)比較完善。雖然流程設(shè)計(jì)合理，審核、審批人員職責(zé)分離，但由于在一些環(huán)節(jié)，審核人員工作不仔細(xì)、不認(rèn)真，并且有上下串通舞弊的現(xiàn)象，也會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控出現(xiàn)問(wèn)題。

4加強(qiáng)內(nèi)控管理的措施

針對(duì)以上的舞弊手段，費(fèi)用報(bào)銷中暴露出來(lái)的問(wèn)題，企業(yè)可以具體通過(guò)以下幾種方式進(jìn)行控制:

①健全管理制度及費(fèi)用支付流程，明確各崗位的責(zé)任清單和權(quán)力清單，以確保審批范圍責(zé)任明確，嚴(yán)格按照合法程序辦事。案例所在的公司制度完善，報(bào)銷流程設(shè)計(jì)合理，但由于相關(guān)人員責(zé)任不明確或是由于牽涉到自身利益，視制度為虛設(shè)，沒(méi)有按照制度流程辦事，舞弊照常發(fā)生;

②不相容職位分離，審核人員、審批人員、付款人員、審計(jì)人員職責(zé)分離，避免串通監(jiān)守自盜，串通舞弊;

③建立簽字樣本制度，相關(guān)管理人員的簽字樣本在財(cái)務(wù)備案，付款特別是大額付款時(shí)，付款人員一定要對(duì)比簽字，防止偽造審批簽名;

④多人進(jìn)行業(yè)務(wù)共同發(fā)生的費(fèi)用，由級(jí)別最高的人員來(lái)報(bào)銷，高層管理人員禁止由司機(jī)、其他行政員工或其他經(jīng)手人代為報(bào)銷費(fèi)用，實(shí)際報(bào)銷人自行審批。在本案例中，該操作造成檢查統(tǒng)計(jì)中無(wú)法正確劃分高層管理人員報(bào)銷金額，也造成管理中的漏洞。

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作者:陳雪梅 單位:陜西銀興電力電子通訊有限責(zé)任公司