【摘要】就招投標檔案而言，它是工程檔案建設工作中的重要組成部分，它主要依賴信息化環境，但也逐漸向著數字化的方向發展，并已取得了一些成績。本文主要是從信息化環境的角度來對招投標檔案的數字化管理進行分析，并對其提出一些創新方法，以供相關工作人員參考以及促進其管理工作有效施行。

【關鍵詞】信息化環境；招投標檔案；數字化管理

在建設工程的進行當中，要以招投標的方式選擇信譽高、質量高的承辦商，而在招投標中形成的資料就是所謂的招投標檔案，因為這些資料本身的價值較高，所以必須要對這些檔案妥善地保管，以保證招投標檔案能夠完整，以及更好地發揮出招投標檔案的重要作用，在經濟建設和社會發展中更好地發揮出作用。一直以來，我國的檔案主要是紙質檔案，招投標檔案也是，但在信息化技術的快速發展下，招投標檔案開始利用計算機技術，把紙質檔案改進為電子文檔。而對于招投標檔案數字化的管理來講，其難度比較大，需要對管理方式進行創新，以滿足招投標檔案在數字化管理方面的需求。

一、招投標檔案在數字化管理中面臨的挑戰

在信息化時代，招投標檔案逐漸向著數字化發展后，檔案的管理效率又得到了有效提高，也可以更方便地利用檔案了。但是，招投標檔案逐步走向數字化，也面臨著不小的挑戰和壓力。首先是檔案的管理人員還沒有對自身的傳統思想進行改進。受到信息化環境的影響，傳統檔案無法和數字化管理的科學性和先進性相比，不管是收集方式，還是管理方式等都得到了較大的改變，但由于長期受到傳統思想的影響，會本能地對檔案數字化產生抗拒，這不利于檔案數字化管理工作的有效開展。其次，當前招投標機構的一些配套設施嚴重不足，根本不能夠符合招投標檔案的數字化要求。又因為只是面對檔案的管理部門進行軟件開發，這也就致使檔案的信息系統缺少規范性和統一性。最后就是檔案的管理工作中沒有統一的標準和規范，這也是檔案數字化處于較低水平的主要原因，存在這樣的問題就不能滿足檔案管理在信息化環境中的發展要求。另外，招投標機構的技術人才較少，而且人員的信息化水平不高，也就制約了他們對數字化設備正確的操作，導致數字化優勢不能更好地發揮出來。

二、招投標檔案數字化管理的創新

[摘要]現階段，隨著醫院就醫患者人數的不斷增多，醫院經營規模逐步擴大，招投標項目也隨之增多，使得招投標檔案管理在醫院院務公開、基建項目管理以及內部管理中的作用日益凸顯。該文從分析醫院招投標檔案的特點入手，對醫院招投標檔案管理存在的問題進行分析，并提出規范化管理的策略，期望對提高醫院招投標檔案管理水平有所幫助。

[關鍵詞]醫院；招投標；檔案管理；規范化

醫院招投標工作是醫院滿足醫療服務所需的一項重要工作。大部分醫院設置了招投標辦公室，專門負責招投標工作，嚴格執行招投標規范程序。但是，醫院卻未對招投標檔案管理引起足夠的重視，在檔案管理中普遍存在著管理制度缺失、檔案資料收集不完善、檔案信息化建設滯后、檔案人員素質不高等問題，嚴重影響著招投標檔案管理水平的提升。加之，醫院招投標檔案具有系統性、多樣性和分散性的特點，與一般檔案相比其管理的復雜程度更高，進一步增加了檔案管理工作的難度。為此，醫院必須轉變傳統觀念，明確招投標檔案管理在醫院內部管理中的重要性，將招投標檔案管理貫穿于招投標項目實施的全過程中，對招投標檔案實施規范化、標準化、信息化管理，進一步提升招投標檔案的管理效率和水平。

1醫院招投標檔案的特點

醫院招投標檔案是指在招投標過程中形成的各類資料，與其他類型的檔案資料相比，招投標檔案具有特殊性，具體體現在以下3個方面。1.1系統性。醫院的招投標與建設工程的招投標存在較大的差異，這是因為醫院在開展招投標工作時，是以單個的項目、具體的醫療設備作為一個獨立的單元展開的，與項目有關的資料具有較強的系統性。醫院進行招投標的過程中，任何的程序均會形成內容各不相同的材料，每一份材料都有自身的價值和作用，缺一不可。現階段，國內醫院的招投標檔案主要包括以下內容：招標申請、院領導意見、具體的工作方案、招標邀請書、技術要求及參數、各類表格（評分表、匯總表、價格分析表等）、招標公示及中標通知，與醫院招投標工作有關的案卷具有較為完整的系統性。1.2多樣性。與建設工程項目相比，醫院的招投標項目更多、種類更加繁雜，歸屬于設備采購的有核磁共振成像設備、彩超類設備、透析設備、X光機、動態心電圖設備等等；歸屬于物資管理部門的有各類辦公用具、衛生耗材、醫療科室耗材等，其中涵蓋數百個種類；歸屬于后勤管理部門的有鍋爐設備更新、燃煤采購、車輛維修和專業養護、病患服裝及被褥洗滌、裝修改造、食堂承包等等；歸屬于藥事委員會的有藥品、藥劑的招投標等。醫院的招投標囊括了從基建到物資等所有內容，每一項招投標都會產生相應的資料，由此使得醫院招投標檔案工作呈現出多樣性的特點，對檔案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在醫院的各個職能部門中，招投標委員會并非常設機構，大部分招投標工作都是由招標辦公室全權負責。而具體的項目采購則是由相關的職能部門負責管理，如大型醫療設備采購由設備管理部門負責。在這一前提下，醫院招投標項目所產生的檔案材料，全都分散在各個職能部門當中，由此使得檔案具有了分散性的特點，這樣一來，給招投標檔案的集中管理帶來諸多不變，從而影響了檔案管理效率和水平的進一步提升。

2醫院招投標檔案管理存在的問題

摘要：隨著計算機和網絡技術的快速發展，如今已進入到信息化社會，各行各業都加快了信息化建設的進程。招投標檔案作為建設工程檔案的重要組成部分，向數字化管理模式轉型勢在必行。本文從如何創新著手，對招投標檔案數字化管理的路徑選擇進行了具體的分析。

關鍵詞：信息化；招投標檔案；數字化管理；路徑；創新

在建設工程實施過程中，需要采用招投標方式選擇實力強、質量高、信譽好的承包商，招投標全過程中所形成的原始資料歸檔整理后成為招投標檔案。這些資料具有較高的價值，需要進行妥善保管和開發利用，從而確保招投標檔案的完整性，以便于更好地發揮招投標檔案作用，更好地為經濟社會發展服務。長期以來紙質檔案是檔案的主要形式，招投標檔案也不例外。近年來信息化技術迅猛發展，招投標檔案已形成電子文檔為主、紙質資料為輔的格局。傳統的招投標檔案管理模式已不適應形勢的需要，選擇合適的路徑，積極探索，不斷創新，從傳統管理模式向數字化管理模式轉型是現實的迫切需要。

一、信息化環境迫切需要招投標檔案管理轉型

（一）傳統思維模式和工作方式的轉變需要一個過程。信息化環境下，數字化招投標檔案的先進性和科學性是傳統檔案所無法比擬的，無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發生了巨大的變化。但長期以來在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員形成了一系列工作習慣、方式方法，在檔案數字化變革的沖擊下，會有一些不適應的方面，在工作中就會產生脫節現象，檔案數字化管理工作任務艱巨。（二）檔案數字化配套環境尚未形成。在配套設施上，包括檔案數字化后所需要的信息生產設備、信息存儲設備和信息管理設備，同時還需要軟件、網絡和信息安全保障，但在目前很多招投標機構中這些系統配套嚴重不足，不能滿足招投標檔案數字化的要求。由于當前檔案管理軟件開發商往往只是面對單一的檔案管理部門，導致檔案信息系統包容性不夠，不能完全適應檔案信息共享的要求，制約了檔案數字化的進程。特別是在當前信息化環境下，網絡和信息安全問題尤為突出，招投標檔案數字化管理存在較大的安全隱患。（三）檔案數字化管理工作缺乏統一的規范和標準。檔案數字化管理還處于初級階段，與當前信息化環境對檔案管理的新要求不相適應。當前招投標機構中信息處理復合型人才較少，信息綜合處理水平較低，對數字化設備操作能力不強，數字化的優勢沒有完全發揮。

二、信息化背景下招投標檔案數字化管理的路徑選擇

招投標檔案資料是記錄招投標全過程的原始資料。如何對招投標檔案進行規范化管理，確保招投標項目開標、評審、監督工作全程留痕，是我們值得分析和思考的問題。

1加強招投標檔案管理

招投標檔案是指進工程、藥品及醫療器械、貨物及服務類等項目在招投標過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、圖紙、圖表、聲像等不同類型的文件材料。公共資源交易機構要高度重視招投標檔案管理工作，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》，制定本轄區的招投標檔案管理辦法，建立健全管理機構，由專業部門統一管理招投標全部檔案，整理裝訂完備后統一移交入庫，做到工作有人管、事情有人辦、質量有監督、服務有保障，保證檔案管理工作力量不斷層、業務不斷線。

2招投標檔案的收集工作

公共資源交易機構應設有專職（或兼職）的招投標檔案管理人員，具體負責招投標檔案的集中管理和利用工作，招標人（招標機構）或經辦人負責招投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。公共資源交易機構收到移交的招投標檔案材料后，應及時登記，并做好檔案材料的立卷、歸檔，同時按國家規定應向同級國家綜合檔案館移交。招投標檔案應當齊全、規范、真實地反映招標投標活動的全部內容。檔案應盡可能使用原件或正本，若無原件或正本材料的，可采用復印件或副本歸檔，但要注明原件存放地點。檔案的載體和書寫材料應符合耐久性要求，不能接受和使用熱敏紙、鉛筆、復寫紙等不能長期保存的載體和書寫材料。檔案文字材料一般應采用A4幅面。音像電子材料的品質應符合國家有關規定要求。招投標檔案內容包括備案登記、資格預審、開評標、中標候選人公示及合同文件材料及其電子、音像材料等。

3招投標檔案的整理

第一條為了加強建筑工程招投標過程中檔案的管理，保障建設工程招投標檔案的完整，發揮招投標檔案在工程建設、管理中的作用，根據《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合本省實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于本省行政區內建設單位、招標機構（含外埠入境招標機構）、招投標監督管理部門對建筑工程招投標檔案的保存和管理。

第三條本規定所稱建筑工程招投標檔案（以下簡稱招投標檔案）是指在房屋建筑和市政基礎設施工程的勘察、設計、監理、施工、材料和設備采購招標投標活動中形成的文件和材料的原件。

包括下列內容：報建手續（計劃、土地、規劃）、業主委托書、邀請招標審批表、招標文件、招標工作報告（招標公告、購買標書登記表、開標記錄表、招標工作方案、補充文件、評標標準和辦法、評委抽取表、評標報告、評標結果的確認、關于確定中標人的函、中標通知書、業主評價）、投標人的投標文件、合同備案。

資格預審參照以上要求備案存檔。

第四條各級建設行政主管部門負責招投標檔案工作的監督和指導。

今年以來,我鎮的項目招投標管理工作緊緊圍繞項目建設，嚴格執行《中華人民共和國招標投標法》和上級招投標條例、管理規定，切實維護招投標工作的公平、公開、公正、透明的市場競爭秩序，不斷探索新方法，及時、有效地落實各類工程項目的實施，更好的為施工企業提供優質服務。截止目前累計完成招投標項目31個,中標成交額1600萬元。主要工作表現在以下幾個方面：

一、進一步完善相關制度，不斷提升服務水平

結合本鎮實際，先后出臺了《鎮招投標（發包）管理暫行辦法》《鎮工程項目管理及結算審計暫行管理辦法》，進一步增強了我鎮招投標工作的可操作性，促進了招投標工作的科學化，規范化建設。實行信息公開化、交易公平化、服務規范化、管理制度化，不斷提高服務工作效率。加強與紀檢監察、財政、城建、交通、水務、審計等部門溝通協作，及時主動向他們通報工作開展情況，邀請一起探討綜合整治招投標過程中遇到的疑難雜癥，相互協調，相互支持，形成合力，進一步規范了招投標市場秩序。

二、突出工作重點

在服務基層建設和美麗鄉村辦實事過程中,把扶貧、移民、暢通工程、美麗鄉村項目,貫穿于招投標工作的全過程,全鎮面廣、量大，面臨著時間緊、任務重的工作實際,對此在項目安排上,我們堅持早建議、早計劃，高起點，巧安排的工作思路。一是及時召開招投標暨項目領導組會議，在項目下達后盡快確定招標的方式、最高限價、工期等；二是及時擬訂招標文件,完善切合本鎮實際的招標方案；三是及時與中標企業聯系，發放中標通知書，督促企業盡快簽訂施工合同，盡早開工。確保在規定的時間內圓滿完成上級下達的各類項目。

三、規范檔案管理

**年我辦（中心）按照“政府引導市場、市場公開交易、交易規范運作、運作統一監管”的原則，傾力打造“公開、公平、公正”和高效廉潔的招投標市場環境，平臺運作健康有序，取得了優良的工作業績。現將一年來的工作情況總結如下：

一、交易業績不斷增長

**年1-12月共完成交易1088項，成交金額445330.89萬元，比去年同期增幅61.25%；增加收入106031.46萬元，比去年同期增幅465.53%；節約支出31896.27萬元，比去年同期增幅102.52%。

其中：

（1）建設工程項目141項，交易金額193501.32萬元，節約支出30363.37萬元，節約率13.56%。

（2）政府采購項目845宗，交易金額9354.87萬元，節約支出1532.9萬元，節約率14.08%。

一、會議形式：村民大會、村民代表會、支部大會、黨小組會、兩“委會”、黨總支支委會、支委會、村理財小組會以及其它需要召開的會議；

二、所有村務、黨務應根據工作的需要召開相應的會議；

三、召開會議要有完整的會議記錄；

四、會議記錄要有如下內容：會議時間、參會人員名單（大規模的會議要注明會議性質不必寫明出席會議人員名單）、主持人姓名、缺席人員名單、會議研究的主要議題等；

五、會議結束后參會人員簽名（大規模的會議可以不簽名）；六、需要歸檔裝訂的，要復印會議記錄并加蓋支部或村委會或以上兩者都有的公章后歸檔。

公示制度：

2009年，招標中心在區委、區政府和開發區管委會的正確領導下，堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹落實科學發展觀，以區委六屆五次全會，區人代會政府工作報告及全區經濟工作會議提出的任務為目標，結合中心實際，努力打造統一、開放、競爭、有序的公共資源交易平臺，探索平臺運行新機制，積極推進我區公共資源交易工作創新發展。

一、圍繞“保民生、保增長、保穩定”中心工作，扎實推進公共資源交易平臺建設

2009年，全區公共資源市場化配置工作不斷推進，交易手段不斷創新，交易范圍逐步擴大，交易制度、交易秩序和內部管理日趨完善。規范順利地開展了建設工程、政府采購、國有資產產權和土地（礦產）出讓四大類交易活動，取得了良好的經濟效益和社會效益。全年預計累計開展交易474宗，安排會議942場次，交易總額80億元，增資節效達10.3億元。

(一)建設工程領域

預計累計完成工程建設交易項目230個，合同中標造價48億元，節減資金4.5億元。其中政府投資項目134個，工程預算金額27.5億元，中標合同造價26.3億元，節減資金2.2億元，資金節減率為8%，節減率比去年遞增35%。具體工作及做法有：一是對“電子標書制作和計算機輔助評標系統”試運行中發現的問題，包括軟件自身及與我區在造價編制、評標辦法的銜接問題進行了修改完善，進一步發揮信息系統的功能，極大提高了評標效率，保證工程量清單的準確性，有效遏制串（圍）標現象的發生。二是正式啟用了“評標專家自動抽取和語音通知系統”，有力保證了評審專家參加評標的保密性，避免人為因素的干擾。三是更新“交易大廳觸摸屏查詢系統和滾動大屏幕系統”。為保證采購人、供應商及時了解我區招投標信息，中心對交易大廳觸摸屏查詢系統和滾動大屏幕系統進行更新，更新后的新系統內容更充實、查詢更方便，且具備動態信息自動更新功能，內容包括辦事指南、政策法規、招標公告、中標公示等信息，為投標企業提供更加便利的服務。同時創新監管方式，全面更新音頻視頻監控系統，對開標、評標過程現場進行全程實時監控。

（二）政府采購領域

1石油化工企業物資采購招投標概述

石油化工企業所采購的物資當中，專業物資占相當大的比例，而且石油化工企業的工程項目不但技術含量較高，需要控制項目投資和費用，而且還需要通過規范化管理，保證采購成本最小化和項目管理科學化。石油化工企業進行物資采購的方式主要通過招投標完成，按照公開程度的不同可分為公開招標與邀請招標兩種，兩種招投標形式對于投標人而言有一定的限定，其中，公開招標的重要特點就在于給所有供應商一個相對公平的競爭環境，對于降低物資的采購成本，效果也最為明顯；而邀請招標的重要特點就在于其是一種基于項目技術要求或其他專業特殊性而不公告的邀請形式，對項目本身也起到一定的保密作用，相對簡化的招標流程與較輕的評價工作量，一定程度上降低了招標工作的成本。兩種形式的招標方式對比如表1所示。

2當前石油化工企業物資采購招投標中存在的問題

我國石油化工企業由于企業地域分布廣、專業分工復雜、項目專業性、特殊性要求高等特點，在實際物資采購招投標工作中還存在以下方面的問題。2.1市場經濟理念還未完全轉變。石油化工物資采購招投標工作推行以來，在絕大多數企業單位和合作單位中得到貫徹實施，但傳統的、非市場經濟的理念并未完全消除，認為招投標程序繁雜、耗費時間、形式大于內容，不如直接分配、直接審批、直接審核便利等觀念根深蒂固，影響到招投標管理順利實施。2.2地方和部門保護主義、本位主義嚴重。部分地區石油化工企業的招投標工作有著濃重的保護主義和本位主義色彩，致使招投標公平性缺失。為了讓本地區或者本系統內的企業中標，在資質審查、信息地點與范圍方面刻意設置門檻，或者采取不同的評標標準與評標方法以排擠外地或者非系統內部的投標人。此外，部分招標文件極不規范，主要條款存著嚴重的傾向性與歧視性，比如個別企業在招標文件中會明確指定品牌、設備型號等帶有嚴重傾向性的特殊技術指標。2.3招投標程序還需規范。招投標工作的規范性首先必須保證工作程序的規范性。由于部分單位和人員認為招投標程序過于繁瑣，增加了招標組織單位人員的工作量、耗費了許多評標人員的時間，因此還存在“重結果、輕程序”的傾向，出現了隨意取消或者簡化程序，致使造成投標人面對不同的招標條件、評標辦法無法確定、無法評標、不合格投標人參加投標等問題。2.4招標機構的行為有待規范。由于我國石油化工企業招標業務的起步較晚，整個招標市場還不夠成熟，相關的法規制度還不夠健全，再加上部分從業人員素質有待提高，使得一些招投標單位出現不正當競爭、違規“暗箱”操作等現象。還有些招標機構憑借自身在石油化工專業領域的專業特色，向投標單位收受賄賂，私下泄露標底，或者按照投標人的意愿，有意識地偏向于選擇中標單位。

3促進石油化工企業物資采購招投標規范化管理的相關措施

招投標工作形式由來已久，也發展較為成熟，具體流程可參考圖1。圖2招投標工作具體流程針對前述種種問題，筆者立足于實際，提出促進石油化工企業物資采購招投標規范化管理的相關措施。3.1建立依法合規、共享服務的理念。以實現項目全生命周期綜合成本最低為目標，加強招標文件編制；通過委托招標機構組織招標，加強對評標活動的監督和管理，促進提升石油化工企業物資采購招標質量。3.2加強對招投標工作的監督管理。形成在企業主管部門統一管理和監督下的、相互制約的招投標監督管理機制。實施招標管理部門、監督部門、招投標組織單位、項目使用單位分工協作、各司其職、溝通監督、相互監督、相互制約的行政監督管理機制。各參與項目招標監督單位在各自的職責范圍內對各招標項目申請單位選擇推薦的投標人在資信、質量保證措施、售后服務能力等方面進行復審；對項目申請單位提出的議標方式進行確認；對違反招標管理規定或因標底編制與投標報價要求不一致而導致無法評標的項目申請單位進行指導糾正；對不按照規定進行開標和評標的項目進行否決；通過逐步向招標項目選派專家評委進行評標的方式，保證評標的獨立和公正，實現真正意義上的監督管理。3.3建立對招標機構信用檔案和評價。現代社會企業的發展與其信譽好壞息息相關。針對招標的違規操作，招標單位依據公平公正原則，對中標項目進行持續的跟蹤，最后對中標企業實施質量情況，對招標機構客觀信用評價。通過構建信用評價體系，提高招投標工作的實效性。信用檔案數據庫除了包括法人資格、財務狀況、資質信譽等基本情況外，還應重點對項目執行能力、專家評標質量、技術能力、合規與違規記錄、社會評價等事項進行記錄。通過逐步完善對招標機構實施信用評價，促進信譽好且具備運作、合規競爭力的招標機構為石油化工企業服務好。3.4推進招投標工作的模塊化運作。針對石油化工企業物資采購招投標工作進行管理，首先要確保在法律法規的允許范圍之內，一切行為不可逾越法律便捷。招標投標法以及相關法律條例是石油化工企業進行招投標管理必須遵守的規則。只有這樣，才能夠推進招投標工作的模塊化運作，比如招標文件范本合同條款模塊化、資格證明文件模塊化、投標書模塊化以及技術規范與報價表的模塊化，才會進一步規范其管理。在法律法規的約束之下，每個崗位、每個流程以及每個環節都要時刻注意自身職責，進行有效地協調處理，保證招投標工作的規范性與合法性。